Política de Privacidade

1. Quem somos

Esta Política de Privacidade é emitida pela HELP SCI SOLUTIONS LTDA (“HelpSci”, “nós”), inscrita no CNPJ sob o nº 51.010.911/0001-30, com site em www.helpsci.com.br.

A HelpSci é uma consultoria de apoio estratégico à gestão em saúde. Entre outras atividades, é contratada por organizações de saúde — como operadoras de planos de saúde (convênios), hospitais, clínicas e demais prestadores — para realizar pesquisas com pacientes e usuários sobre a experiência no cuidado e sobre desfechos relatados, conhecidas internacionalmente como PREMs (Patient Reported Experience Measures) e PROMs (Patient Reported Outcome Measures). Essas pesquisas são conduzidas, em regra, via WhatsApp.

2. Escopo

Esta política descreve o tratamento de dados pessoais nas seguintes situações:

• visita e uso do site www.helpsci.com.br, inclusive o formulário de contato;
• relacionamento comercial com organizações de saúde, fornecedores e parceiros;
• pesquisas PREMs e PROMs e demais coletas de experiência e desfechos junto a pacientes e usuários, realizadas a pedido da organização contratante, em especial pelo WhatsApp.

Ela não substitui o aviso de privacidade, o termo de consentimento ou as orientações que a organização de saúde (hospital, convênio ou similar) possa apresentar ao paciente no momento do atendimento ou do convite para a pesquisa.

3. Controlador e operador

Nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o papel da HelpSci depende do contexto:

• Site e relacionamento comercial. A HelpSci atua como controladora dos dados que você envia pelo formulário de contato, por e-mail ou em tratativas comerciais (nome, e-mail, telefone, empresa e mensagem, por exemplo).
• Pesquisas com pacientes (PREMs e PROMs). A organização de saúde que nos contrata — o convênio, o hospital ou o prestador — é, em regra, a controladora dos dados dos pacientes. Ela decide a finalidade da pesquisa, quais pacientes serão convidados e como os resultados serão usados na gestão assistencial. A HelpSci atua como operadora: trata os dados em nome da contratante, segundo o contrato e as instruções recebidas, para executar a pesquisa e entregar análises e relatórios.

4. Dados tratados neste site

Quando você usa o formulário de contato, coletamos:

• nome e e-mail (obrigatórios);
• telefone e empresa ou organização (opcionais);
• conteúdo da mensagem;
• token do reCAPTCHA, para reduzir envios automatizados.

Esses dados são usados exclusivamente para responder ao contato, avaliar uma possível contratação e manter o histórico da conversa. Não vendemos dados de visitantes do site e não usamos o formulário para prospecção de pacientes.

O envio é processado em nossos servidores de hospedagem e encaminhado por e-mail ao endereço de contato da HelpSci. Medidas técnicas simples de proteção contra spam (campo oculto e reCAPTCHA) podem ser aplicadas.

5. Pesquisas PREMs e PROMs via WhatsApp

A HelpSci é contratada por empresas e organizações de saúde para ouvir pacientes e usuários após (ou durante) o cuidado. O objetivo é gerar informação útil à gestão: qualidade da experiência, comunicação da equipe, acesso, continuidade do cuidado e desfechos que o próprio paciente relata — por exemplo, sintomas, capacidade funcional ou qualidade de vida, conforme o instrumento definido com a contratante.

Como funciona, em linhas gerais

1. A organização contratante indica quais pessoas devem ser convidadas e fornece os dados de contato necessários, em especial nome e número de WhatsApp, com base no relacionamento assistencial ou contratual que já possui com o paciente ou usuário.
2. A HelpSci envia o convite e o questionário pelo WhatsApp (mensagens de texto, links ou fluxos conversacionais, conforme o projeto).
3. A participação é, em regra, voluntária. Você pode não responder, interromper a qualquer momento ou pedir para não receber novas mensagens daquela pesquisa.
4. As respostas são tratadas para produzir relatórios, painéis e análises para a organização contratante — preferencialmente de forma agregada ou pseudonimizada, sempre que o objetivo da pesquisa permitir.

Dados que podem ser tratados nessa atividade

• Identificação e contato: nome, número de telefone/WhatsApp e, quando necessário ao projeto, identificadores internos da organização (por exemplo, um código de atendimento), data do episódio de cuidado ou unidade/serviço.
• Contexto assistencial mínimo: informações necessárias para enviar o convite certo no momento certo (tipo de atendimento, especialidade, data da alta ou da consulta), conforme o que a contratante nos autorizar a tratar.
• Respostas da pesquisa: avaliações de experiência (PREMs) e de desfechos relatados pelo paciente (PROMs), inclusive textos livres se o questionário prever campo aberto.
• Registros técnicos da conversa: status de envio e leitura quando a plataforma disponibilizar, horário das mensagens e metadados necessários à operação do canal.

Não solicitamos, pelo WhatsApp, dados desnecessários à pesquisa (por exemplo, documentos completos, senhas de aplicativos ou dados bancários). Se uma mensagem pedir esse tipo de informação, trate-a como suspeita e fale com a organização de saúde ou conosco pelos canais oficiais.

Uso do WhatsApp

O WhatsApp é um serviço de terceiros (Meta). A conversa transita pela infraestrutura dessa plataforma, sujeita aos termos e à política de privacidade do WhatsApp. Isso significa que a Meta também trata dados técnicos e de comunicação segundo as regras dela. Recomendamos responder apenas no fio da pesquisa oficial e evitar enviar anexos ou informações de saúde que o questionário não peça.

Você pode bloquear o número, usar os recursos de silenciar ou denunciar do próprio aplicativo, e ainda exercer os direitos previstos na LGPD junto à organização de saúde e, quando couber, junto à HelpSci.

6. Dados de saúde e dados sensíveis

Respostas de PREMs e, especialmente, de PROMs podem constituir dados pessoais sensíveis relacionados à saúde, nos termos do art. 5º, II, e do art. 11 da LGPD. Tratamos esses dados somente:

• no âmbito do contrato com a organização de saúde controladora;
• para as finalidades da pesquisa e da melhoria da qualidade e da gestão do cuidado;
• com medidas de restrição de acesso, minimização e, sempre que possível, agregação ou desidentificação nos produtos entregues à gestão.

A HelpSci não utiliza dados de pacientes de pesquisas contratadas para oferecer produtos próprios, para publicidade dirigida ao paciente ou para ceder ou vender bases a terceiros.

7. Finalidades e bases legais

Site e contatos comerciais

Tratamos os dados do formulário e de e-mails para atender à solicitação (execução de diligências pré-contratuais ou de contrato, quando houver) e com base no legítimo interesse em responder e organizar o relacionamento comercial, sempre com o que for necessário para essa finalidade. Quando exigido, poderemos solicitar consentimento específico.

Pesquisas PREMs e PROMs

A base legal é definida pela organização de saúde controladora, à luz do contexto assistencial e do desenho da pesquisa. Podem aplicar-se, conforme o caso:

• consentimento do titular (ou do responsável legal), quando essa for a via adotada no projeto;
• tutela da saúde, em procedimentos realizados por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária;
• execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados à assistência ou ao plano de saúde, quando cabível;
• legítimo interesse da controladora para melhoria da qualidade e da experiência do cuidado, desde que não prevaleçam direitos e liberdades do titular, e com salvaguardas adequadas;
• realização de estudos por órgão de pesquisa, com anonimização sempre que possível, quando essa hipótese for juridicamente aplicável ao projeto.

A HelpSci, como operadora, não redefine a finalidade: executa o tratamento alinhado ao contrato e às instruções da controladora.

8. Compartilhamento

Podemos compartilhar dados pessoais apenas quando necessário para:

• a organização contratante (resultados, relatórios e, quando o projeto prever, bases ou identificadores combinados com as respostas);
• prestadores que nos apoiam na operação, na qualidade de operadores ou suboperadores — por exemplo, hospedagem do site, envio de e-mail, ferramentas de pesquisa ou API oficial do WhatsApp/provedores de mensageria —, obrigados contratualmente a confidencialidade e a usar os dados só para o serviço contratado;
• autoridades públicas, quando houver obrigação legal, ordem judicial ou requisição válida;
• sucessão empresarial (fusão, cisão, venda de participação), com continuidade das salvaguardas desta política.

Equipes da HelpSci acessam dados de pacientes somente na medida necessária à execução, à qualidade e à segurança do serviço.

9. Transferência internacional

Alguns fornecedores (hospedagem, e-mail, Google reCAPTCHA, WhatsApp/Meta) podem processar dados em servidores fora do Brasil. Nessas hipóteses, adotamos as salvaguardas previstas na LGPD, como cláusulas contratuais e escolha de fornecedores com padrões adequados de proteção, e você pode solicitar mais informações pelo canal indicado na seção 14.

10. Cookies e tecnologias semelhantes

O site da HelpSci é predominantemente institucional. Podemos utilizar:

• Google reCAPTCHA no formulário de contato, que pode definir cookies e coletar dados de uso e do dispositivo para distinguir pessoas de robôs, conforme a política do Google;
• fontes e recursos carregados de provedores de conteúdo (por exemplo, Google Fonts), que podem registrar a requisição técnica (endereço IP, navegador) nos sistemas deles;
• cookies estritamente necessários ao funcionamento da página, se vierem a ser utilizados.

Não utilizamos, neste site, cookies de publicidade de terceiros. Você pode bloquear cookies no navegador; isso pode afetar a verificação do formulário.

11. Retenção

• Formulário de contato: pelo tempo necessário para atender a mensagem, dar continuidade à tratativa e cumprir obrigações legais ou de defesa em eventuais demandas (prazos prescricionais aplicáveis).
• Pesquisas PREMs e PROMs: pelo prazo definido no contrato com a organização de saúde e nas normas que incidirem sobre o projeto (qualidade, auditoria, pesquisa). Ao término, os dados são devolvidos, eliminados ou anonimizados, conforme o acordo e a LGPD, salvo obrigação legal de guarda.

Dados anonimizados — que não permitam identificar o titular — podem ser conservados para séries históricas e aprimoramento metodológico, sem se sujeitar às mesmas regras de dados pessoais.

12. Segurança

Adotamos medidas técnicas e organizacionais proporcionais à natureza dos dados e ao risco da atividade: controle de acesso, confidencialidade contratual com a equipe e com fornecedores, minimização do que é coletado e orientação para não solicitar informação excessiva no WhatsApp. Nenhum ambiente digital é isento de risco; em caso de incidente relevante, seguiremos os deveres de comunicação previstos na LGPD e no contrato com a controladora.

13. Seus direitos

Nos termos da LGPD, você pode solicitar: confirmação de tratamento; acesso; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos; portabilidade, quando aplicável; informação sobre compartilhamentos; informação sobre a possibilidade de não consentir e as consequências; revogação do consentimento; e oposição a tratamento irregular.

Se o pedido disser respeito a uma pesquisa de experiência ou desfechos (mensagem no WhatsApp, questionário PREM/PROM), o canal mais adequado é, em geral, a organização de saúde controladora (SAC, ouvidoria ou encarregado de dados do hospital ou do convênio). A HelpSci encaminhará ou apoiará o atendimento na medida das suas obrigações de operadora.

Se o pedido disser respeito a este site ou a um contato comercial com a HelpSci, use o canal da seção seguinte.

Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Pedidos de menores de idade devem ser feitos pelo pai, mãe ou responsável legal, quando a pesquisa ou o contato envolver criança ou adolescente.

14. Canal de privacidade

Para exercer direitos, tirar dúvidas sobre esta política ou comunicar um incidente envolvendo dados pessoais tratados pela HelpSci:

• E-mail: contato@helpsci.com.br
• Formulário: www.helpsci.com.br/#contato

Identifique-se de forma suficiente para localizarmos a solicitação e indique se o pedido se refere ao site ou a uma pesquisa de um hospital ou convênio específico (nome da instituição, se souber). Poderemos pedir informações adicionais para confirmar sua identidade e evitar divulgação indevida.

15. Alterações

Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças legais, operacionais ou de serviço. A data da última atualização aparece no topo desta página. O uso continuado do site após a publicação da nova versão implica ciência do texto vigente. Alterações relevantes nas pesquisas com pacientes serão refletidas também nos contratos e nos avisos da organização contratante, quando cabível.

Este documento informa as práticas da HelpSci. Não constitui aconselhamento jurídico a terceiros.